Metodologías y herramientas para la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la disciplina de conocimiento encargada de elaborar, definir y sistematizar el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se deben seguir durante el desarrollo de un proyecto para la producción de los productos o servicios que supone.

El uso de una metodología de gestión de proyectos implica concretamente la sistematización, es decir, la organización de los pasos a través de los cuales se ejecutará un determinado proyecto. En este artículo explicamos en qué consisten algunas de las metodologías que se aplican habitualmente para la gestión de proyectos y las herramientas que ayudarán a ejecutarlas.

Ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos

No es posible concebir la dirección de proyectos sin pensar de manera casi automática en la serie de pasos que debemos cumplir para asegurar la consecución de los objetivos del proyecto. Esto permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que debemos tomar, eliminando las subjetividades que son inherentes a todo proceso, pese a la incertidumbre, presión, riesgos, limitación de recursos y presupuesto fijado.

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Además, el lenguaje común que ofrece la metodología permite:

• Intercambiar personas, experiencias o mejores prácticas.
• Mejorar la comunicación.
• Estandarizar las actividades a realizar en las fases del ciclo de vida del proyecto, simplificando los procesos de gestión y reduciendo la burocracia.
• Asegurar un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente y predecible.
• Aportar herramientas que faciliten la toma de decisiones informadas.
• Mejorar el rendimiento de los equipos humanos.
• Motivar a las personas al comprobar que gran parte del éxito de los proyectos está en sus manos.

4 metodologías aplicables a la gestión de proyectos

Detallamos las metodologías que pueden aplicarse en la labor del project management:

Cascada (“Waterfall”)

Es el marco tradicional, el cual consiste en acordar inicialmente el objetivo del proyecto y planificar este de forma completa. Esta técnica consiste en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial hasta conseguir los objetivos marcados en cada fase o todo el proyecto.

La planificación en cascada permite al gestor de proyectos controlar en detalle cada fase. La desventaja de esta metodología es que deja poco margen de maniobra si surgen situaciones que fuerzan cambios en un proyecto que ya ha empezado a ejecutarse. Esta técnica es muy habitual en el ámbito del desarrollo industrial, construcción y software.

Cadena Crítica

Es una metodología de proyectos basada en la teoría de las restricciones (TOC), pensada para maximizar el avance del proyecto, teniendo en consideración que los proyectos están sometidos a incertidumbre y una serie de limitaciones.

Se basa en la identificación de las restricciones que afectan al proyecto, dar prioridad a las tareas dentro de la cadena crítica y subordinar el resto de tareas a las indicadas en la cadena crítica.  Se utiliza en la gestión multiproyecto, vinculándolos unos a otros a través de la liberación de los recursos críticos.

Metodología Ágil

Se fundamenta en la flexibilidad y capacidad de modificar los productos o servicios a lo largo del proyecto, ya que estos se van usando al mismo tiempo que se desarrollan, produciendo valor de una forma continua. Esta metodología divide el proyecto en fases (sprints, de muy corta duración) que se suceden hasta haber conseguido el total de las funcionalidades definidas para el producto.

Dentro de ella podemos hablar de:

• Scrum

Se basa en iteraciones o sprints (períodos de unos 30 días normalmente) en los que se planifican unos objetivos, se trabaja en su consecución y se controla su cumplimiento y la necesidad de aplicar cambios en función de las peticiones del cliente. Se utiliza para trabajar en proyectos complejos que pueden tener gran volumen de cambios de última hora.

• Kanban

Comprende los conceptos Tarjetas Visuales y Working in Progress. El objetivo es crear valor para el cliente sin generar gastos adicionales, aumentando la eficiencia al enfocar el trabajo del equipo en las tareas más relevantes para el proyecto. Permite priorizar tareas y mejorar el flujo de trabajo global. En la práctica, esto se realiza con tarjetas o notas adhesivas en una ‘pizarra Kanban’ o a través de herramientas de gestión de proyectos como Trello y aprovechando también su combinación con un diagrama de Gantt.

• XP-Extrem Manufacturing

Se centra en potenciar las relaciones interpersonales como clave del éxito del desarrollo.

• Lean

Se busca maximizar el valor del cliente y minimizar el desperdicio.

Metodología Híbrida

Esta metodología combina las mejores prácticas de las metodologías clásicas y el mundo ágil. En entornos de alta competencia, donde el tiempo apremia y es necesario estar en el mercado antes que la competencia, los tiempos de desarrollo tienen que ser muy cortos y flexibles. La clave está en la mejora continua de los procesos, en la adaptación al cambio y la innovación, y la creación de ambientes dinámicos y colaborativos. En estos proyectos la metodología es una combinación de cascada y ágil de forma que el objetivo es tanto el producto como el cliente.

5 herramientas de gestión de proyectos gratuitas

En la actualidad, es fácil acceder a herramientas de gestión de proyectos gratuitas o con algunos servicios ‘premium’ o de pago, desarrolladas para su uso online o con aplicación para los distintos sistemas operativos (Windows, Android, iOS) que se apoyan y combinan estas metodologías para facilitar el trabajo de un equipo.

Trello

Se trata de una herramienta de gestión de proyectos colaborativa online y gratuita que permite definir tareas, priorizarlas y trazar el camino que debe seguir un proyecto en un tablero sencillo e intuitivo. En este tablero se pueden distribuir las tareas por fechas concretas o ámbitos y ordenarlas visualmente para que todo el equipo tenga claro en todo momento sus funciones, las prioridades y tiempos y el progreso del proyecto.

Una de sus ventajas es que permite integrar otras aplicaciones que ya se estén utilizando, como las herramientas de Drive o los gestores de almacenamiento como Dropbox.

Airtable

Este programa combina hojas de cálculo, bases de datos, calendarios y listas de tareas para proporcionar las herramientas necesarias para coordinar un equipo y asignar y gestionar las distintas tareas que componen un proyecto. Tiene una versión gratuita muy flexible, con plantillas para crear cronologías de planificación, organizar eventos, lanzamientos, inventarios, campañas… y opciones de pago con las que ampliar su capacidad.

Asana

Esta herramienta de gestión de proyectos permite a los equipos compartir, planificar, organizar y seguir el proceso de las tareas de cada miembro para comprobar la evolución y el cumplimiento de los plazos.

Es una plataforma web, intuitiva y sencilla de utilizar, que permite organizar en espacios de trabajo las distintas tareas y a quién le corresponde ejecutarlas.

Sinapps

Esta herramienta online permite planificar de forma automática tanto proyectos simples como otros más complejos, facilitando la actualización constante de la planificación. Combina metodologías de gestión de proyectos como CPM y PERT para priorizar tareas automáticamente y facilita la creación de distintos escenarios para anticipar cómo afectarían al proyecto distintas situaciones. La visualización es intuitiva, siguiendo el modelo Gantt, y muestra los caminos críticos y posibles cuellos de botella en la resolución de tareas.

Slack

Esta aplicación se encarga de otra faceta fundamental en la gestión de los proyectos, la comunicación. Se trata de una plataforma para gestionar trabajos de forma colaborativa que permite crear canales de comunicación para los miembros de una empresa, tanto grupales -toda la organización o sus distintos equipos- como individuales. Permite, además, compartir archivos (PDF, imágenes, vídeos, etc.) sin necesidad de cambiar de plataforma, agilizando el trabajo de todo el equipo. Al tratarse, principalmente, de una plataforma de comunicación facilita la integración de otras aplicaciones de gestión de proyectos que ya se estén utilizando como Asana, Trello, Drive…

Cada proyecto y equipo de trabajo se decantará por aquellos programas que ofrezcan mejores soluciones a lo que requieren. Lo importante es definir las necesidades del equipo y elegir las metodologías y herramientas que ayuden a dar un seguimiento fiable a las distintas tareas o al proyecto global.

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