En función de sus necesidades, las empresas pueden requerir de un presupuesto maestro, de ventas, de compras, de producción, de marketing o de capital, entre otros.
¿Qué es un presupuesto?
El presupuesto de una empresa es el documento en el que se prevén todos los ingresos y gastos que tendrá una compañía en un ejercicio determinado.
Para administrar correctamente una empresa es esencial la planificación y una de sus tareas básicas es la elaboración de un presupuesto. En este documento se recogerán todas las operaciones que va a desarrollar la sociedad para lograr sus objetivos –así como los recursos (dinero) necesarios para ello– y, además, se incluirá una previsión de los ingresos (ventas) que se estiman obtener.
De esta manera, la empresa planifica su actividad y recursos en un determinado periodo y a posteriori, llevando un control del presupuesto, puede ir comprobando si los gastos e ingresos previstos se concretan o si se producen desviaciones sobre lo previsto, o si hay áreas de la empresa que están fallando y es necesario realizar algún reajuste.
Las principales características comunes a cualquier presupuesto de una empresa son las siguientes:
- Es una previsión a medio o largo plazo.
- Se incluyen gastos e ingresos, tanto fijos como variables.
- Se establece un punto de equilibrio y otro deseado.
- Se realiza un control del presupuesto durante su vigencia y una revisión al finalizar el periodo.
Los presupuestos constituyen una herramienta esencial para el buen desarrollo de cualquier organización, ya que permiten administrar los ingresos y egresos de manera adecuada y ofrecen un panorama financiero actualizado. Existen distintos tipos de presupuesto en una empresa, cada uno de los cuales permite definir planes y estrategias distintos.
En México, de acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), el 31 por ciento de los negocios muere antes de cumplir el año de vida y el 21 % en el segundo. Por su parte, la esperanza de supervivencia promedio de un negocio a nivel nacional era de 8.4 años en el año 2019. Para mejorar estas cifras y elevar la duración de las empresas, es esencial que se lleve a cabo una planeación anticipada.
En ese sentido, los presupuestos sirven para organizar las finanzas de una compañía y optimizar su rendimiento, ya que constituyen un cálculo estimado de las ganancias y gastos vinculados con un proyecto, en un periodo de tiempo preestablecido. Para que funcionen de manera adecuada, se debe realizar un control exhaustivo de las cuentas internas y de las proyecciones del sector en el que se lleva a cabo la actividad empresarial.
Tipos de presupuestos de una empresa
Los distintos tipos de presupuestos pueden clasificarse:
Por su temporalidad
Presupuestos a corto plazo
Son los que predicen un periodo de tiempo igual o menor a un año. La mayoría se engloban en este apartado.
A largo plazo
Contemplan periodos superiores al año.
Por su flexibilidad
Presupuestos fijos
Se efectúan empleando un único nivel de actividad –los ingresos o los gastos previstos– y no se ajusta con posterioridad.
Presupuestos variables
Incluyen distintos niveles de actividad, tomando en cuenta la gran variedad de cambios que puede haber. De acuerdo con las circunstancias, se van modificando.
Por su función
Presupuesto maestro
Este documento recoge todos los presupuestos de una organización para crear una imagen financiera integral. Incluye los datos económicos destinados al flujo de efectivo y aquellos referentes a las finanzas, unificando todas las proyecciones financieras globales.
Su objetivo es planificar la actividad de la empresa durante un ejercicio dado, contribuyendo a alcanzar las metas económicas propuestas. Esto quiere decir que establece el modelo a seguir por la compañía.
Presupuesto de tesorería
Este tipo de presupuesto prevé las entradas y salidas de dinero; es decir, los cobros y los pagos durante un periodo específico de tiempo. Su función es controlar el dinero disponible y asegurar que la corporación cuente con la liquidez necesaria.
Sirve para pronosticar los periodos en los que habrá menos dinero en caja, con la finalidad de que se adopten las medidas requeridas para hacer frente a los pagos.
Presupuesto de ventas
En él se especifican las previsiones de ventas a alcanzar durante un periodo específico de tiempo. De las cifras obtenidas en este presupuesto, dependerán los presupuestos de gastos de las demás áreas.
En su elaboración, hay que tomar en consideración las ventas realizadas en el pasado, las tendencias del mercado y la demanda de los productos ofertados.
Presupuesto de compras
Incluye los costos de las materias primas que se necesitan para fabricar un producto. Esta proyección es importante, ya que servirá para evitar la escasez de algún material y mejorar los precios de adquisición.
En este presupuesto se toma en consideración el coste de producción de determinado número de productos, las materias primas existentes en el inventario y lo que se necesita para cubrir la demanda esperada en el presupuesto de ventas.
Presupuesto de producción
En este documento se señalará el número de unidades que debe producir la empresa para conseguir las ventas previstas en un determinado espacio de tiempo.
Debe tomar en consideración:
- La plantilla de personal necesaria para crear un producto.
- El margen de beneficio buscado.
- Las horas de trabajo requeridas para producir algo.
- El valor por hora trabajada.
Presupuesto operativo
Contempla las actividades vinculadas a la operatividad de la corporación; es decir, los gastos de producción, la previsión de los ingresos por ventas de productos o servicios y administración de la organización. Suele emplearse en compañías muy grandes que, debido a su complejidad, necesitan datos actualizados y concretos.
En este documento están expresados:
- Precios de productos.
- Costo de mano de obra.
- Ventas.
- Precio de los materiales.
- Gastos de fabricación.
- Gastos de administración.
- Presupuesto de producción.
Presupuesto de capital
Esta previsión financiera determina cuál es la diferencia entre las inversiones futuras y los recursos que se precisan para llevarlas a cabo. Es fundamental a la hora de evaluar proyectos de inversión.
En su elaboración analiza datos como el coste de inversión inicial, los costes fijos y variables, datos de financiamiento y los ingresos estimados.
Presupuesto de flujo de caja
Establece la cantidad de dinero con la que contará una empresa en un periodo de tiempo. Sirve para decidir cómo gestionar los recursos económicos existentes.
Para hacerlo consideran las siguientes variables:
- Flujo de entradas. Los ingresos previstos.
- Flujo de salidas. Los gastos que se realizarán.
- Flujo de efectivo neto. Diferencia positiva o negativa que existe entre el flujo de entradas y el flujo de salidas.
- Efectivo final. La suma del efectivo inicial y el efectivo neto.
- Efectivo excedente. El dinero con el que cuenta la empresa para llevar a cabo las estrategias trazadas.
Presupuesto de marketing
Fija la cantidad de dinero que se destinará a crear estrategias de comunicación y exposición de marca, con el objetivo de conquistar nuevos clientes y seguir creciendo. Debe contemplar los montos a usar en materia de promoción (organización de eventos, publicidad en medios digitales y tradicionales, manejo de redes sociales, impresión y distribución de folletos) y los posibles ingresos que se derivarán de cada acción promocional.
Una vez que se conoce qué tipos de presupuestos existen, hay que señalar que cada uno de ellos puede resultar útil para la organización, dependiendo de lo que se busque prever.
¿Cómo se elabora un presupuesto?
Para elaborar cualquiera de los anteriores tipos de presupuesto han de seguirse varios pasos. Por poner el ejemplo de la elaboración de un presupuesto maestro, estas serían las etapas del presupuesto que habrían de seguirse:
- Definir la situación financiera de la empresa para poder hacer un presupuesto realista y alcanzable.
- Tener claros los objetivos y metas de la organización, porque serán estos los que determinarán hacia dónde se dirigirán los recursos e inversiones.
- Analizar los datos históricos de la propia empresa: los ingresos y gastos de años anteriores serán el punto de partida para hacer una estimación de los del ejercicio que se está presupuestando.
- Presupuestar los gastos, tanto los fijos como los variables.
- Realizar proyecciones de flujo de efectivo.
- Repartir los recursos entre cada área de la organización.
- Hacer un control periódico del presupuesto para comprobar si se están cumpliendo las previsiones o se producen desviaciones.
- Realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales.
Hacer un buen presupuesto requiere de conocimientos profundos sobre el funcionamiento de una organización. Al estudiar la Licenciatura en Administración de Empresas de UNIR México las personas serán capaces de formular y ejecutar con éxito los distintos tipos de presupuestos. Del mismo modo, para profesionistas ya formados con una Licenciatura, tienen la oportunidad de estudiar una Maestría en Finanzas o una Maestría en Administración de Empresas donde abordarán en profundidad la actividad presupuestaria de la empresa.
De esta forma, las empresas serán capaces de enfrentar con mayor certeza el futuro, prepararse para enfrentar posibles problemas y maximizar los buenos resultados. La supervivencia de los negocios requiere de previsión.
