Organización formal: qué es, tipos y estructura

Establecer una división del trabajo para tener muy claro cuáles son las personas sobre las que recae la autoridad y quienes deben cumplir cada responsabilidad dentro de una entidad, ayudará a mejorar el funcionamiento de la misma. Para ello, tradicionalmente se emplea lo que se denomina como organización formal. Empresas, corporaciones, asociaciones, entes gubernamentales e instituciones de todo tipo aprovechan los importantes beneficios que les ofrece esta forma planificada de disponer el trabajo.

¿Qué es una organización formal?

Es el orden oficial de una empresa u organismo. Recoge el conjunto de normas, estructuras y procedimientos mediante los cuales se determinan, con base en objetivos preestablecidos, las actividades a realizar y quienes las harán. Sirve para detallar los distintos niveles de autoridad y establecer canales de comunicación entre los trabajadores.

La estructura empresarial y las directrices que componen esta clase de organización son creadas por los administradores y, habitualmente, se fijan en documentos, normas, procesos y organigramas.

Una organización formal está conformada por diversas áreas que cumplen una variedad de responsabilidades coordinadas y enfocadas a conseguir el objetivo que define a la propia empresa, por lo que esta funciona gracias al trabajo colectivo de sus integrantes.

Es muy importante distinguirla de la organización informal, que es la que emerge de forma espontánea entre las personas que ocupan distintas posiciones dentro la organización formal, a partir de las relaciones que establecen entre sí. Esta es una forma de actividad ajena a la organización establecida y está formada por las relaciones de amistad o enemistad que provocan el surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama.

Principales características de una organización formal

Algunos de los rasgos diferenciales que presenta esta clase de estructura son:

• • Departamentalización, la empresa se divide en departamentos, áreas y/o puestos administrativos (producción, mercadotecnia, recursos humanos, finanzas, etc.).
  • La división del trabajo se fija en un organigrama.
  • Existe un cargo ejecutivo que coordina a todos los departamentos y/o áreas.
  • Hay un objetivo común compartido, que sirve de guía para toda la entidad.
  • Establece la planeación y organización de tareas que deben ser realizadas diariamente.
  • Se emplean distintos canales oficiales de comunicación para mantener informado a los miembros de área, como el correo electrónico, mensajería interna, tablones de anuncios, informes impresos, etc.
  • Elimina la duplicidad de trabajo.
  • La hora de llegada, salida, los días de cobro, entre otras normas, están estipuladas y deben ser conocidas por toda la plantilla laboral.
  • La delegación y coordinación del trabajo son esenciales para su buen funcionamiento.
  • Todos los individuos que componen la empresa entienden la cadena de mando y saben cuáles son las funciones que tienen que llevar a cabo.
  • Los ascensos y reconocimientos deben ser producto del buen desempeño de los trabajadores.

Tipos de organización formal

La organización formal de una empresa puede ser de distintas clases:

Organización vertical o lineal

Este tipo de estructura concentra el mando. Está caracterizada por la existencia de líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre un superior y sus subordinados. Las decisiones se toman de manera descendente, por lo que un ejecutivo decide y el resto de los miembros ejecuta la orden. 

Las líneas de comunicación están establecidas de forma estricta. En esta organización se considera que los trabajadores son operadores que pueden ser reemplazados por otros, fácilmente.

Organización funcional

Distribuye al personal por departamentos o secciones, tomando en cuenta los principios de división del trabajo, para aprovechar las aptitudes profesionales de los individuos donde puedan rendir mejor. 

En este modelo, cada uno de los empleados superiores tiene una participación proporcional en el mando, con responsabilidades claramente establecidas y delimitadas. La gerencia es la que toma las decisiones, pero interactúa con el personal de las áreas para tomar en cuenta sus opiniones. 

Organización de línea y asesoría

Es una combinación de los dos modelos anteriores. Se ordena según las líneas de autoridad establecidas y el ejecutivo recibe las opiniones de expertos, pero estos no tienen poder imperativo en la aplicación de sus ideas, solamente ayudan con sus consejos u opiniones. 

Los órganos de línea (órganos de ejecución), caracterizados por su autoridad lineal y por el principio escalar, mantienen relaciones con los órganos de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría), que prestan servicios especializados.

Sistema de organización de comités

Reciben distintas denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. Somete las disposiciones que se van a dictar al acuerdo de un grupo de individuos que están encargados de la dirección, administración o vigilancia de una empresa. Los integrantes de estos organismos comparten la responsabilidad de las órdenes, ya que se toman respetando los acuerdos de mayoría de votos de sus integrantes.

Este modelo permite la participación de varias personas en la realización de la política de empresa, por lo que el criterio colectivo complementa la capacidad de decisión de un solo ejecutivo y se evita el elemento personal en la toma de decisiones.

La estructura de una organización formal

Una parte esencial de la organización formal consiste en especificar cuál será la estructura formal de una empresa ya que la misma servirá para determinar quién ejerce la titularidad, delimitar las áreas que la compondrán e instituir las cadenas de mando o responsabilidad que se emplearán. Es decir, marca los parámetros que sostendrán a la entidad.

Dependiendo del tipo de organización, sus objetivos y los recursos de los que se disponga, se podrán usar diferentes tipos de estructura empresarial.  

Ejemplos de organización formal

Las organizaciones formales cuentan con reglas y procedimientos definidos, ejemplos comunes incluyen empresas corporativas, gobiernos e instituciones educativas.

• Empresas Corporativas: Organizaciones como Google, Apple o Microsoft tienen estructuras jerárquicas definidas, políticas y procedimientos estandarizados, además de objetivos estratégicos claros.
• Gobiernos: Las administraciones municipales, estatales y nacionales operan bajo leyes y regulaciones específicas, con departamentos organizados y roles definidos para cumplir con funciones las públicas y administrativas.
• Instituciones Educativas: Las universidades y los colegios siguen una estructura organizativa establecida con departamentos académicos, administrativos y operativos, regulados por normativas creadas para gestionar la educación y la investigación.

Al momento de establecer este modelo organizativo es importante concebir un organigrama que dote de sentido y ordene la plantilla laboral. Así, será más sencillo saber dónde se ubica cada proceso productivo y todos los empleados podrán entender el funcionamiento de la compañía, comprender la cadena de mando y conocer cuáles son sus funciones y responsabilidades.

Determinar el modelo de organización formal más adecuado para mejorar el funcionamiento de una compañía no es una tarea sencilla. La Licenciatura en Administración de Empresas o La Maestría en Administración de Empresas de UNIR México, proporcionará los conocimientos necesarios para entender cuál es la forma más eficiente de interacción entre todas las áreas de la estructura.

Además, sus alumnos adquirirán las competencias necesarias para dirigir, planificar y administrar con éxito toda estrategia corporativa, al ocupar el máximo puesto ejecutivo.