Kaizen, el principio teórico clave de la mejora continua

¿Has escuchado el concepto Kaizen alguna vez? En el sector laboral y estudiantil, este principio ayuda a ser más productivo. Pero, ¿qué es Kaizen? Se trata de una filosofía asiática que explica la importancia de emplear pequeños cambios constantes para lograr la excelencia.

Esta metodología ha sido tomada como pilar en las organizaciones cuyo objetivo es lograr la eficiencia. Pero, lo interesante es que también puede aplicarse a nivel personal o profesional porque es una herramienta de gestión efectiva. En la  Maestría en Sistemas Integrados de Gestión de UNIR, aprendes cómo y cuándo aplicar este y otros métodos de mejora continua.

¿Qué es Kaizen?

Japón es donde se origina la palabra, se traduce como “cambio para mejorar”. Se compone de dos términos: kai (cambio) y zen (mejor). El término se ha utilizado para darle vida a la práctica: el método Kaizen. Una filosofía de trabajo en la que realizar mejoras pequeñas, continuas y sostenidas da resultados positivos en el tiempo. (1)

Entonces, para responder a la pregunta “¿Qué es el método Kaizen?”, no bastaría con una definición técnica. De hecho, la mejor manera sería describirla como una mentalidad. Se basa en la idea de que todo puede mejorarse y que cualquier persona dentro de una organización es capaz de contribuir a esa mejora. Es decir, no importa el rol que desempeñes, si aportas una idea, eres parte del cambio.

Esta filosofía ganó fama en el país asiático, en específico después de la Segunda Guerra Mundial, cuando la marca Toyota la implementó en la producción sin grandes inversiones.  (2)  Hoy, tiene una importante influencia en los sistemas de gestión.

¿Cómo funciona el principio de mejora continua Kaizen?

El funcionamiento de la mejora continua Kaizen tiene una lógica simple, pero potente: todo proceso corporativo, por eficiente que parezca, siempre puede perfeccionarse. 

El objetivo no son las transformaciones drásticas, tampoco las inversiones millonarias; la misión son los ajustes constantes, integrados en el día a día de la organización.

Hay 5 aspectos en el desarrollo de la metodología:

• Mejorar cada día: aunque el cambio sea mínimo, su impacto se acumula a largo plazo.
• Eliminar desperdicios: materiales, de tiempo, energía o pasos innecesarios. 
• Involucrar a todos: las acciones no son exclusivas de los directivos; cada nivel tiene un rol activo.
• Estandarizar logros: cuando algo funciona mejor, se convierte en la nueva norma.
• Medir para mejorar: si no se cuantifica el cambio, no se puede saber si realmente funciona. 

Ejemplos del método Kaizen

Para entender cómo opera este principio en hechos prácticos, te damos ejemplos de Kaizen:

Ford

Esta firma norteamericana aplicó el enfoque Kaizen para renovar su manera de operar. La empresa logró acortar sus tiempos de entrega, perfeccionar la logística interna y recuperar su competitividad frente a rivales asiáticos.

Nestlé

Emplea la reducción de desperdicios, la mejora del aprovechamiento del espacio y el uso inteligente de la tecnología. Esto le ha permitido que mejore la rentabilidad y también el impacto ambiental de sus operaciones.

Honda

Honda consiguió la eficiencia de sus plantas mediante ajustes frecuentes en sus procesos. Su fórmula consiste en escuchar al equipo operativo, experimentar mejoras piloto y escalar lo que realmente funciona.

Herramientas Kaizen

Existen diversas herramientas Kaizen que hacen de este sistema algo eficaz, además, ayuda a estructurar y dar seguimiento a las mejoras.

5S

Esta técnica ayuda a establecer el orden en los ambientes de trabajo para que así sean más eficientes, seguros y limpios. Las 5S hacen referencia a: 

• Seiri-clasificar
• Seiton-ordenar)
• Seiso-limpiar
• Seiketsu-estandarizar
• Shitsuke-mantener la disciplina.

Diagrama de Ishikawa

También conocido como diagrama de causa-efecto o espina de pescado, permite identificar las causas raíz de un problema.

Círculos de calidad

Los círculos de calidad son pequeños grupos de trabajadores que se reúnen periódicamente para identificar oportunidades de mejora en sus áreas.

PDCA Plan-Do-Check-Act

Con esta herramienta se planifica el cambio, su ejecución, revisión y ajustes en función de los resultados.

Aplicación del método Kaizen en una empresa

¿Cómo se aplica Kaizen en una empresa? Los pasos dependen del tipo de organización, pero hay algunos pasos generales para implementarlo en el aparato corporativo:

1. Diagnóstico de inicio: es básico analizar los procesos existentes para identificar áreas con oportunidades de mejora.
2. Capacitación del personal: todos los colaboradores deben entender qué es Kaizen y su funcionamiento.
3. Establecimiento de objetivos claros: los cambios deben responder a metas concretas. Por ejemplo: uso eficiente del tiempo, evitar errores, optimizar la calidad, entre otras.
4. Formación de equipos Kaizen: se crean grupos interdisciplinarios para proponer las soluciones.
5. Seguimiento: medir los resultados y, si son exitosos, se estandarizan dentro de todos los procesos.

El éxito de Kaizen en la empresa está muy ligado a un buen nivel de liderazgo. Los directivos deben prestar especial atención a todo lo que conlleva la mejora continua, adoptarla en la cultura organizacional. (3)

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Referencias bibliográficas norma APA

1. What is KAIZENTM. (2022, octubre 19). Kaizen.com; Kaizen Institute Consulting Group. https://kaizen.com/what-is-kaizen/
2. TOYOTA MOTOR CORPORATION. (s/f). Toyota Production System. Toyota Motor Corporation Official Global Website. https://global.toyota/en/company/vision-and-philosophy/production-system/
3. Russo, D. (2022, septiembre 2). Outcomes, not just output: How Kaizen can help with change management. Forbes. https://www.forbes.com/councils/forbescoachescouncil/2022/09/02/outcomes-not-just-output-how-kaizen-can-help-with-change-management/