La eficiencia y eficacia son dos conceptos aplicados de forma recurrente en administración que sirven para evaluar los niveles de producción, rentabilidad y buen funcionamiento de una empresa.
Tener un negocio exitoso no sucede de la noche a la mañana. La eficiencia y eficacia en administración son dos nociones que se deben dominar cuando se gestiona una empresa y se quiere obtener rentabilidad.
Aunque en México es común escuchar estas palabras en el universo empresarial, no todo el mundo sabe qué es eficiencia y eficacia, los sabe diferenciar correctamente o entiende cómo se pueden aprovechar para mejorar el rendimiento de una empresa y reflejar de manera certera sus niveles de productividad.
A continuación, se analizan con mayor profundidad estos conceptos:
El concepto de eficacia
En el Diccionario de la Lengua Española esta se define como “la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”.
Como una variación del concepto original, el concepto de eficacia en administración se considera como la actuación necesaria para lograr los objetivos propuestos en tiempo y forma. Esta representa una medida de resultados, pero no toma en consideración el tiempo invertido o los recursos empleados.
La eficacia puede estar presente en distintos ámbitos, como las ventas realizadas, los productos creados, los recursos generados o los servicios ofertados en un lapso de tiempo determinado.
Para las empresas es esencial conocer cuál es su porcentaje de eficacia. Su cálculo solamente requiere la aplicación de la siguiente fórmula:
Eficacia = (Resultado real x 100) ÷ Resultado planeado
El concepto de eficiencia
La Real Academia Española (RAE) maneja dos definiciones para esta palabra: La primera es la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado” y la segunda, “capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos”.
La eficiencia en administración es cuando se alcanza un objetivo con la menor cantidad de recursos disponibles o el conseguir varios objetivos usando la misma cantidad de recursos.
Para mejorar este indicador, se pueden revisar e introducir cambios en los procesos de producción, organización, horarios, maquinaria, logística, embalaje, capacitación del personal, etc.
Para calcular la eficiencia se aplican la siguiente fórmula:
Eficiencia = ((resultado real / costo real) x tiempo empleado) / ((resultado previsto / costo previsto) x tiempo estimado)
Si la cifra resultante es mayor que 1, el resultado es positivo y se está trabajando de manera más eficiente de lo planeado originalmente. Si el resultado es menor a 1, se debe considerar ineficiente.
Diferencia entre eficacia y eficiencia en administración
Ambas nociones son fundamentales dentro de las organizaciones, ya que se emplean para evaluar su producción, rentabilidad y funcionamiento. La principal diferencia entre estos dos criterios de valoración es que la eficacia está centrada en asegurar la consecución de ciertos fines, mientras que la eficiencia busca mejorar los medios para lograr esos fines de mejor manera.
Para que haya eficiencia, debe de haber eficacia, pero no es necesario que exista eficiencia para ser eficaz.
Ejemplos de eficacia y eficiencia en administración
Para clarificar los conceptos previamente expuestos y diferenciarlos correctamente se puede acudir a distintos ejemplos.
La eficacia se da cuando una empresa de galletas cumple con su objetivo de producir 2 millones de cajas de galletas al mes. La eficiencia se produce cuando esos 2 millones de cajas de galletas se produjeron con un 5 % menos de materias primas.
Estas ideas también están presentes en la administración pública. La eficacia se presenta cuando un municipio cumple con su meta de realizar 20 obras de pavimentación con el presupuesto anual asignado. La eficiencia es cuando se incrementa el número de pavimentaciones efectuadas, gracias a un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
La eficacia y la eficiencia también sirven para medir el desempeño del personal. En ese sentido, un empleado cumplirá con los criterios de eficacia establecidos cuando atiende la cantidad de reportes que le han sido asignados durante un mes, y lo hará con eficiencia si concluye días antes de que termine el periodo previamente mencionado.
Beneficios de evaluar la eficacia y la eficiencia en administración
Analizar estos dos indicadores permite, entre otras cosas:
- Establecer correctamente los objetivos a alcanzar. Estos no pueden ser demasiado sencillos o imposibles de obtener.
- Evaluar el desempeño. Al conocer la eficacia y la eficiencia de un empleado, será posible tomar decisiones sobre su posible promoción, planes de promoción, la entrega de incentivos o los despidos.
- Incrementar la competitividad. Al entender dónde o cómo se puede mejorar, se pueden aplicar cambios para crear un mejor producto o servicio que harán que la empresa sea más atractiva en el mercado.
- Mejorar los resultados. Estos pueden tomar distintas formas, como reducción de costes, mejora de tiempos, aumento de la productividad, mayores ventas, etc.
Quienes han estudiado una Licenciatura en Administración de Empresas y particularmente quienes poseen una Maestría en Administración de Empresas (MBA), como la que oferta UNIR México, entienden perfectamente la importancia de aplicar estos conceptos en la gestión y dirección.
Conocer en profundidad el desempeño de una empresa, si se cumplen las metas establecidas y cómo alcanzarlas de la mejor manera posible, hará que una organización prospere en el futuro. Por este motivo, la eficacia y la eficiencia no se pueden descartar en ningún momento.
