Gestión de proyectos tecnológicos: qué es y cómo se hace

En México, el mercado de tecnologías de la información está creciendo a toda velocidad. En 2023, alcanzó una facturación de 1.37 billones de pesos, casi tres veces el crecimiento del PIB nacional. Estos números hablan por sí solos: la correcta gestión de proyectos tecnológicos no es opcional si quieres seguir en la carrera.

Pero ojo, el reto no es para nada sencillo. Alrededor del 11,4% de los recursos empresariales se desperdician por una mala gestión de proyectos. Y en México, la situación se agrava porque solo el 6% de las pymes usan tecnologías de información, lo que crea una brecha enorme frente a las grandes compañías que ya han integrado herramientas avanzadas de TI.

Aun así, el potencial es enorme. Gestionar bien los proyectos no solo evita el despilfarro, sino que impulsa el rendimiento y la satisfacción tanto de los clientes como de los equipos de trabajo. 

Entonces, ¿te animas a descubrir más sobre cómo convertirte en un experto en la gestión de proyectos tecnológicos? Si es así, la Maestría en Gestión de Proyectos Tecnológicos es la especialización que necesitas.

¿Qué es la gestión de proyectos tecnológicos?

La gestión de proyectos de tecnologías de información se trata de planificar, coordinar y supervisar todo lo necesario para llevar a cabo proyectos que incluyan tecnología, ya sea software, hardware, infraestructura de redes o incluso aplicaciones móviles. 

Pero esto no es solo una cuestión de seguir una lista de tareas. Es saber adaptarse, resolver problemas y, sobre todo, ser un buen líder que sabe cómo hacer que su equipo se sienta involucrado y motivado.

La organización y gestión de un proyecto tecnológico es mucho más que asegurarse de cumplir plazos o entregar a tiempo. Implica anticiparse a los riesgos, saber qué herramientas se necesitan y entender cómo cada pieza de tecnología afecta al resto del proyecto. 

Ejemplos de proyectos TI

¿Te has preguntado quién se encarga de que una app funcione perfectamente o cómo una tienda en línea mantiene su sistema actualizado para aceptar pagos? Todo eso son ejemplos de proyectos TI bien gestionados. 

Pero para que tengas una mejor idea, te dejamos algunos ejemplos más concretos: 

Desarrollo y administración de proyectos de software empresarial

Piensa en una empresa que necesita una nueva herramienta para gestionar sus recursos humanos. Este tipo de proyecto implica desde la creación del software hasta su implementación y el entrenamiento del personal que lo va a usar. 

Proyectos de infraestructura de redes

Imagina a un hospital que quiere conectar sus áreas administrativas con las médicas, para que toda la información de los pacientes esté accesible desde cualquier lugar. Este tipo de proyecto TI no solo incluye el diseño de la red, sino también la configuración de servidores, la instalación de equipos y la seguridad de la información. 

Proyectos de migración a la nube

Hoy en día, muchas empresas se están dando cuenta de lo importante que es tener sus sistemas accesibles desde cualquier lugar. Migrar datos y aplicaciones a la nube es un proyecto de TI que requiere planificación, ejecución precisa y un buen manejo del cambio para que el equipo se adapte a esta nueva forma de trabajar.

¿Cómo se gestionan los proyectos de tecnología?

La gestión de proyectos TI puede sonar como algo complejo. Pero si se tiene un plan bien estructurado y un equipo comprometido, podrás hacerlo sin complicaciones. 

Fases de la administración de gestión de proyectos tecnológicos

Si quieres saber cómo gestionar un proyecto tecnológico, estas son las etapas que debes considerar:

• Iniciación: todo empieza aquí. En esta fase se identifican las necesidades del proyecto, se redacta la propuesta y se evalúa si el proyecto es viable para la empresa. ¿Vale la pena la inversión? ¿Tiene sentido? Si la respuesta es sí, entonces, adelante.
• Planeación del proyecto: aquí se establecen los presupuestos, los riesgos y los objetivos. Se traza la hoja de ruta del proyecto, asegurándonos de que todos entiendan qué, cómo y cuándo se hará cada cosa. Esto es como sentar las bases antes de empezar a construir.
• Ejecución: es el momento de la acción. Las tareas se delegan, el equipo trabaja y la comunicación es clave. Si algo sale mal, se ajusta el plan, se reorganiza y se sigue adelante. 
• Supervisión y control: paralelamente a la ejecución, se monitorea que todo vaya según lo planeado. Aquí se trata de identificar desvíos antes de que se vuelvan problemas mayores. ¿El presupuesto está en línea? ¿El equipo está cumpliendo los plazos? Este es el momento para hacer ajustes. Estos son algunos de los problemas que pueden surgir dentro de la gestión de proyectos. 
• Cierre: el proyecto llega a su fin. Se revisa que todo esté entregado y en orden, y se hace un balance de lo aprendido. ¿Qué salió bien? ¿Qué se puede mejorar para la próxima? Porque siempre habrá un «próximo proyecto».

Herramientas para la gestión de proyectos TI

La elección de las herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos puede ser clave para el éxito. Aquí te presentamos cinco herramientas que facilitan la vida de cualquier equipo de TI:

1. Asana: permite gestionar tareas y proyectos, conectando al equipo y alineando objetivos. Su enfoque en la colaboración y la integración con otras aplicaciones la convierten en un “centro de mando” ideal para supervisar todas las fases del proyecto.
2. Trello: basado en Kanban, organiza tareas en tarjetas y tableros, haciendo el progreso visible. Es perfecto para equipos que buscan simplicidad y transparencia sin complicarse con herramientas robustas.
3. Jira: es ideal para la gestión de proyectos de desarrollo de software en entornos ágiles. Permite gestionar sprints, asignar tareas y resolver problemas, integrándose con otras herramientas para asegurar una coordinación fluida.
4. Slack: facilita la comunicación del equipo, compartiendo actualizaciones y archivos. Sus integraciones permiten alinear conversaciones y acciones, haciendo que la información fluya rápidamente sin perder el ritmo del proyecto.
5. Microsoft Teams: permite videollamadas, compartir documentos y gestionar tareas en un solo lugar. Su integración con OneDrive facilita la coordinación para equipos que trabajan tanto en la oficina como de forma remota.

El papel del gerente de proyectos TI

El gerente de proyectos TI lidera los proyectos tecnológicos en una empresa. No solo coordina reuniones y gestiona recursos, sino que asegura el buen funcionamiento y éxito del proyecto.

Algunas de sus responsabilidades son:

• Establecer objetivos claros y crear un plan detallado para cumplir plazos y presupuesto.
• Delegar responsabilidades y asegurar que todos entiendan sus roles.
• Supervisar al equipo y asegurar la disponibilidad de recursos.
• Reaccionar rápidamente a cambios y ajustar el plan según sea necesario.
• Explicar avances y decisiones tanto al equipo técnico como a otros departamentos.

La próxima vez que escuches sobre un proyecto tecnológico exitoso, recuerda que detrás de él hay un gerente de proyectos de TI adaptándose a cada desafío y asegurando que todo esté bajo control.