El departamento de logística y sus funciones: ¿cuál es su dinámica?

La definición genérica de logística hace referencia al almacenamiento y transporte de mercancías, pero lo cierto es que va mucho más allá. Como consecuencia directa del aumento del comercio online, las funciones del departamento de logística en una empresa son estratégicas al ser el responsable de la gestión del flujo de materiales entre los tres sujetos principales: proveedores, compañía y usuarios o clientes. Por lo tanto, podemos decir que la logística engloba a todos aquellos procesos que facilitan que los productos lleguen en tiempo y forma al consumidor.

Aunque dependiendo del sector en el que la empresa desarrolle su actividad y del tipo de producto que coloque en el mercado el Departamento de Logística deberá ajustarse a unas determinadas condiciones, sí existen una serie de funciones comunes a cualquier proceso logístico. Se trata de:

Control de inventario

Probablemente sea la función más importante, o al menos aquella sobre la que se fundamenta el resto. Es imprescindible llevar un control sobre los productos disponibles para saber cuáles se le pueden ofrecer al cliente y de cuáles ya no hay existencias. Esto supone asegurar un servicio de calidad y con garantías desde el primer momento, algo que el consumidor valorará positivamente.

Por otra parte, esta labor agiliza todo el proceso logístico, ya que permite evaluar las diferencias de inventario y sus causas. Es necesario conocer la cantidad y la frecuencia con la que la empresa debe realizar determinados pedidos, eso contribuirá a reducir los costes de almacenamiento.

Procesos operativos de almacén

Son todas aquellas labores que se desarrollan dentro del almacén y que comienzan con la recepción de la mercancía y la ubicación de esta en el lugar adecuado. Hay que prestar también especial atención a su conservación atendiendo a la legislación correspondiente en cuanto a medidas de higiene y seguridad.

Por último, está la expedición de los productos, un proceso que se inicia en el momento en el que el cliente realiza un pedido. Entonces, hay que seleccionar el contenido exacto y el embalaje que se ajuste al producto. Lo siguiente será elegir el medio de transporte para hacer llegar la mercancía a su destino.

En el caso de las empresas que se dedican a la distribución comercial, estas labores incluirán también la distribución de los envíos y la combinación de cargas. El objetivo de la logística es disminuir al mínimo los errores que pudieran producirse en cualquiera de estas fases y agilizar cada una de ellas, aportando así un plus de productividad. Para ello es necesario combinar una buena organización del espacio con la maquinaria adecuada y, por supuesto, la tecnología.

Transporte y distribución

Una vez elegido el medio a través del cual la empresa hará llegar a su cliente la mercancía, comienza un nuevo proceso, el del transporte externo y la distribución. Quizá esta parte sea la que más se identifica con la logística, pero sin haber superado cualquiera de las anteriores, sería imposible llegar a este punto con éxito. Aquí es necesario contar con una flota de reparto que no tiene por qué ser propia. Puede tratarse de un servicio externalizado, pero sí debe responder ante cualquier dificultad o contratiempo.

Otro aspecto fundamental es la planificación de rutas de reparto inteligentes que garanticen la mejor gestión de los recursos económicos y del tiempo. También hay que tener en cuenta la “entrega en última milla”, el último tramo del trayecto de la mercancía antes de llegar al cliente. Su gestión varía si se trata de una cadena logística de producción o de cadenas de suministro destinadas al sector retail o consumidor final.

Trazabilidad

La trazabilidad permite conocer el recorrido de la mercancía a lo largo de todo el proceso logístico, tanto en lo que se refiere al espacio como al tiempo. Gracias a esta función se puede conocer exactamente el lugar en el que está cualquier producto de la empresa en un momento determinado.

Según su origen podemos hablar de:

• Trazabilidad interna, que hace referencia a la traza del producto durante todas las fases internas de la compañía.
• Trazabilidad externa, que es la que continúa con el seguimiento de la mercancía una vez que abandona el almacén.

Según el sentido:

• Trazabilidad hacia atrás, con la que se sigue el movimiento de los productos hasta su origen.
• Trazabilidad hacia adelante, que se centra en la mercancía ya preparada para ser entregada al comprador.

Logística inversa

Las funciones del Departamento de Logística no terminan una vez entregado el pedido al cliente, en ese momento comienza una nueva etapa, la de la logística inversa que exige implementar una serie de medidas que permitan conocer el grado de satisfacción del cliente, supervisar cuestiones como la devolución de pedidos e incluso, propiciar la recuperación y el reciclaje de los envases o residuos peligrosos.

Todo esto está estrechamente relacionado con la responsabilidad social de la empresa, que debe crear para tal fin canales específicos de recogida. La logística inversa surge para dar respuesta al compromiso con el medio ambiente que hoy exigen los consumidores.

Las funciones de la logística no se limitan pues al mero transporte de mercancías; incluye un complejo proceso en el que intervienen varios actores y condicionantes que la Dirección Logística encargada de gestionar todo esto debe controlar para garantizar que el cliente reciba el producto en tiempo y forma con todas las garantías. Para ello hay que ir fijando objetivos en cada una de las fases y la planificación se convierte en una herramienta imprescindible.