¿Cómo gestionar un proyecto?

En el ámbito empresarial, los proyectos pueden dirigirse a distintas finalidades: desde la fabricación de un producto hasta la implementación de un procedimiento específico en un área para lograr una certificación. Estos planes de acción se pueden aplicar en todos los departamentos de una compañía y atenderán a distintos objetivos. Aun así, el proceso tiene unos puntos comunes tanto en su forma como en su gestión.

Etapas clave en la gestión de un proyecto

Entre los consejos básicos para llevar a cabo un proyecto destacan:

• Planeación del proyecto: una buena planificación y organización contribuirán a ahorrar tiempo y dinero. Por eso, antes de poner la maquinaria en marcha es importante definir bien el proyecto, sus objetivos, qué personal va a participar en él y de qué manera, plazos y procesos. Cuanto más definido esté el plan, más fácil será llevarlo a la práctica.
• Seguimiento: para ver la evolución del proyecto, si se están cumpliendo objetivos o si es necesario realizar cambios. Lo más recomendable es fijar reuniones periódicas entre los diferentes equipos que participan en el proyecto.
• Medios: incorporar herramientas que faciliten el trabajo y su gestión como aplicaciones o softwares específicos donde detallar las diferentes tareas, gestionar facturas, analizar cómo evoluciona el proyecto, etc.
• Tiempo: la gestión del tiempo es otra cuestión básica para lograr cumplir los plazos y evitar demoras. Ser eficiente requiere tanto de profesionalidad y talento como de capacidad para saber gestionar el tiempo priorizando tareas, evitando poner trabas y agilizando los procesos.
• Análisis: tanto en cada una de las etapas como una vez finalizado el proyecto. El análisis permite localizar los puntos débiles y fuertes, qué cuestiones han fallado, qué parte del proceso hay que cambiar, qué equipo funciona mejor o peor… Esto será fundamental para acometer proyectos futuros.

¿Qué objetivos persigue la gestión de proyectos?

Todo proyecto tiene que tener definido un momento de inicio y de finalización, así como las tareas y acciones que se van a desarrollar para lograr el objetivo que se pretende. El objetivo de la gestión del proyecto es verificar que todo marcha como es debido: que los recursos destinados a ese plan se gestionan de la manera más eficiente, que se controlan los riesgos o contratiempos que pueden aparecer durante el proceso, que se termina en los plazos establecidos y se puede evaluar la consecución o no del objetivo.

Por ejemplo, una empresa de galletas se ha marcado como objetivo duplicar las ventas de uno de sus productos: las galletas con chips de chocolate y manzana. Su catálogo de productos es amplio, pero a la vista de las tendencias del mercado y los consumidores, más preocupados por los alimentos saludables, y tras analizar la viabilidad de realizar una campaña específica, los directivos de la empresa han determinado que es posible materializar esa meta en un plazo razonable de tiempo: seis meses.

El proyecto tiene un objetivo (duplicar las ventas de esas galletas de chocolate y manzana), un plazo específico (seis meses) y abarca una serie de operaciones específicas orientadas a conseguirlo: publicidad diseñada por segmentos de consumidor, distribución a puntos de venta nuevos donde alcanzar al consumidor, promoción en precios…

El jefe de proyecto, figura de referencia

Para poner en marcha este proyecto la empresa designará a una persona, un jefe de proyecto, que se encargará de planificar, ejecutar y monitorizar cada etapa para lograr el objetivo que se ha marcado la compañía.

La gestión de un proyecto implica la combinación de dos ámbitos: el humano y el técnico o metodológico. Es decir, el éxito de un proyecto está ligado a aspectos que afectan tanto al manejo de los equipos y al talento que los forman como a las herramientas técnicas que se elijan para ejecutar cada fase de ese proyecto. Ambos aspectos dependen del talento y formación de un jefe de proyecto, independientemente del sector al que se dedique una empresa.

Preparación y experiencia, claves en la gestión de un proyecto

La experiencia es una gran escuela, pero la formación específica será de gran ayuda para los profesionales que quieran orientarse hacia la gestión de proyectos, independientemente del sector en que desarrolle su actividad la empresa para la que trabajen o su área de especialización.

Para aquellos profesionales que quieran prepararse para ser directivos enfocados en la gestión de los planes de acción más relevantes para una compañía, la formación que ofrece UNIR México a través de su Maestría Gestión de Proyectos Tecnológicos cobra gran relevancia.

Esta formación combinada responde a una creciente demanda en el sector privado: profesionales que sean capaces de entender el contexto global y las funciones operativas de una empresa y que, al tiempo, tienen herramientas y capacidades específicas para la dirección de proyectos a través de las metodologías que recomienda el Project Manager Institute (PMI®).