La planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. Conoce todos los pasos para ejecutarla de manera eficaz.
Todos aquellos que ejercen la profesión de director de proyectos, en alguna ocasión, habrían querido rebobinar y empezar el proyecto de nuevo. ¿Qué resultados se hubieran obtenido con una planificación del proyecto previa encima de la mesa? Seguro que bastante mejores.
La razón del fracaso de los proyectos, muchas veces, es simple: la improvisación. Comenzamos el proyecto presionados por la urgencia, sin la suficiente reflexión previa, en base a suposiciones y a una cierta soberbia basada en que nuestra “experiencia” nos dará la fuerza y la capacidad necesaria para irnos enfrentando a los problemas según vayan ocurriendo. ¡Qué equivocados!
Planificación previa
Los modelos de calidad ya nos advertían que no es posible una acción correcta si no existe una planificación previa. El Project Management Institute (PMI) adoptó el modelo de calidad PDCA en la forma de los grupos de proceso de inicio, planificación, ejecución, monitorización y control, y cierre.
Básicamente, la planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. “La planificación está compuesta por aquellos procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos”, en palabras del PMI.
Pero la planificación del proyecto no solo define la manera en que el proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra. El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y debería ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno siempre cambiante del mismo. La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según avanzamos en su desarrollo podemos tener información más precisa.
Proceso para planificar un proyecto
Existen distintos pasos en la planificación de un proyecto. Vamos a enumerarlos a continuación:
1- Análisis de viabilidad y definición de los objetivos
Comenzamos por analizar el proyecto, entendiendo cuál es su razón de ser, qué necesidades de negocio tiene que cubrir, cuál es su vinculación con la estrategia de la empresa y cuál es su grado de viabilidad. Para ello, se necesita hacer una planificación de alto nivel a través de una estimación de los recursos necesarios en orden de magnitud y su disponibilidad. También, de los coses involucrados, la capacidad operativa y tecnológica, los riesgos críticos y la implicación de las partes clave interesadas. Todo con la finalidad de determinar si el producto del proyecto puede ser entregado para la fecha de finalización y dentro del presupuesto que la organización estableció en su momento.
En otras palabras, es necesario evaluar si el proyecto tiene posibilidades de ser exitoso antes de que la organización comprometa dinero y recursos. Este esfuerzo de planificación de alto nivel forma parte del acta de constitución del proyecto, que documenta los objetivos medibles, los criterios de éxito, el cronograma de hitos y un presupuesto inicial.
2- Definición del alcance
En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en que se divide el proyecto (WBS o EDT) y las prioridades para su realización, así como la distribución de responsabilidades entre todos los participantes (matriz de responsabilidad, RAM).
También es importante fijar los vínculos de interdependencia entre esas tareas o actividades para asegurar que el flujo de trabajo garantiza los productos y servicios comprometidos por el proyecto.
3- Identificación de los costes y recursos
Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para realizar las actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los riesgos que podrían afectar al proyecto y cómo se gestionarían.
4- Elaboración del plan de trabajo integral
Debe detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello, se elaborarán el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión de riesgos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.
5- Revisión del plan en marcha
Durante la ejecución del proyecto, es más que previsible que a la luz de los cambios y situaciones que se vayan dando, o a la mejora de la información disponible, sea necesario replanificar algunos de los elementos del plan de trabajo integral del proyecto.
6- Evaluación
Fuera de la propia planificación, pero con el interés de mejorar la planificación de los proyectos venideros, será necesario valorar el grado de consecución de los objetivos iniciales y, mediante un ejercicio de lecciones aprendidas, convertir la experiencia en un activo de la organización que nos permita enfrentarnos con más éxito a futuros retos.
Resumiendo, a la hora de planificar un proyecto, el director del mismo y su equipo realizan un análisis detallado para saber si es viable lograr los objetivos marcados y los beneficios previstos para el negocio. Solo después, se decide cómo se lograrán los objetivos, abordando todos los procesos apropiados de la dirección de proyectos y las áreas de conocimiento. Esto implica determinar cuáles son los procesos adecuados para las necesidades del proyecto y ajustarlos a dichas necesidades.
El beneficio clave de este proceso es la producción de un documento comprehensivo, un plan que defina la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizarán las diferentes tareas y que orienta, motiva y compromete a todo el equipo de proyecto y, por ende, a la organización. Por ello, una estudiar una Maestría en Gestión de Proyectos te permitirá adquirir las habilidades para lograrlo será determinante en el éxito de un proyecto.
