¿Qué es un sistema de gestión de calidad y sus beneficios?

Comúnmente, está extendida la idea de que implementar sistemas de gestión de calidad (SGC) en una organización conlleva gastos demasiado elevados para los beneficios que se puedan obtener de garantizar que los productos o servicios que se ofrecen cumplen con los requisitos básicos. Pero, por el contrario, la implementación de un SGC no solo acaba compensando económicamente sino que ofrece muchos otros beneficios para las entidades que los adoptan. 

¿Qué es un sistema de gestión de la calidad?

Un sistema de gestión de calidad es el conjunto de elementos (normas, procedimientos y estándares de calidad internacionales) necesarios para desarrollar la actividad principal de una organización bajo políticas y objetivos de calidad los cuales, interrelacionados entre sí, promueven el cumplimiento de los requisitos regulatorios de calidad en una organización. 

Con su aplicación se consigue que productos, servicios y todos los procesos relacionados con ellos cumplan con las condiciones que se les exigen y con las demandas de los clientes, a la vez que se mejora la eficiencia y eficacia, se optimizan procesos y se garantiza la calidad de los servicios. 

Elementos de un sistema de gestión de calidad

Los principales elementos de un SGC son:

1. Política de calidad: Es una declaración formal que establece el compromiso de la organización con la calidad y los objetivos para cumplir con los requisitos de un cliente y tener una mejora continua.
2. Planificación de la calidad: En esta se definen los objetivos de calidad y los recursos necesarios para alcanzarlos. Se identifican  responsabilidades, estándares y plazos.
3. Control de calidad: Son los procesos y actividades que aseguran que los productos o servicios cumplan con los estándares establecidos, utilizando inspecciones y pruebas.
4. Mejora continua: Basado en el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), la mejora continua implica identificar  áreas de mejora en procesos y productos.
5. Gestión de riesgos: Consiste en identificar y mitigar posibles fallos o problemas en los procesos.
6. Auditoría interna: Revisiones periódicas para evaluar el cumplimiento de los procesos con los estándares de calidad y para identificar oportunidades de mejora.

Estos elementos trabajan juntos para garantizar que la organización mantenga un alto nivel de calidad y satisfacción del cliente.

Principales normativas ISO de calidad

Existen diversas normas internacionales para evaluar los sistemas de gestión de calidad de todas las organizaciones a nivel mundial; sin embargo, una de las más conocidas, implementadas y que más respaldo a nivel mundial tienen son las de la serie ISO 9000, que se conforman por:

• ISO 9000. Norma base en la que se encuentran los principios de los sistemas de calidad.
• ISO 9001. La norma de gestión de calidad más reconocida e implementada en el mundo. Basada en un modelo orientado a procesos, la norma ISO 9001 especifica los requisitos requeridos para que una empresa implemente su propio sistema de gestión de la calidad.

• ISO 9004. Aporta orientación a aquellas empresas que quieren ir un paso más allá de los requisitos contemplados en la ISO 9001, aportando ideas para el rendimiento de la organización, sin importar la actividad que desempeñe.
• ISO 45001: para la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.
• ISO 50001: para la gestión energética.
• ISO 27001: orientada a la seguridad informática.

Otros estándares relacionados a los sistemas de gestión de calidad incluyen el resto de series como son: ISO 14000 (gestión ambiental), ISO 13485 (gestión de calidad para dispositivos médicos), ISO 19011 (gestión de auditorías) e ISO/TS 16949 (para productos relacionados con la industria automotriz). Aquí puedes conocer las principales certificaciones ISO para convertirte en auditor interno. 

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas de gestión de calidad?

Los implementación de un sistema de gestión de calidad aporta diversos beneficios empresariales entre los que se incluyen: 

• Maximizar la eficiencia y control de procesos.
• Reducir costes.
• Fijar la dirección hacia dónde debe ir la organización.
• Satisfacer las necesidades de los clientes, lo cual ayuda a infundir confianza en la organización.
• Transmitir confianza en la organización, 
• Aumentar el número de clientes y, por ende, las ventas y el negocio. 
• Conseguir reconocimiento y credibilidad internacional a través de acreditaciones mundiales como la ISO 9001 que favorecen el comercio internacional.
• Favorecer la expansión y el crecimiento. 

• Detectar puntos de mejora.
• Mejorar el clima organizacional.
• Reducir las sobrecargas o subcargas de trabajo al establecerse una estandarización.

• Estimular un buen clima laboral al establecer funciones definidas, capacitaciones y un claro entendimiento de cómo su rol afecta a la calidad.
• Brindar mayor satisfacción del cliente,a través de la mejora continua. 
• Reducir la cantidad de documentación requerida.

• Aportar ventajas competitivas frente a quienes no cuentan con un SGC.

Sistemas de gestión de calidad en México

En México, según los últimos resultados de la encuesta The ISO SURVEY, correspondiente al año 2021, se produjeron 10,455 certificaciones en normas ISO, destacándose el crecimiento que tuvieron normas ISO como la 22000, ISO 50001 e ISO 45001. 

Estas certificaciones internacionales son otorgadas en México por empresas que ofrecen servicios de certificación de sistemas de gestión de calidad, siendo las más reconocidas:

• Bureau Veritas
• TÜV Rheinland, con la que UNIR México mantienen acuerdos para certificación de los alumnos
• SGS México
• Intertek
• DNV México
• Global Certification Group
• LRQA México
• QSI America
• BSI Group México
• Certificación de Sistemas de Calidad, S.A. de C.V.

Cada una de estas empresas manejan sus propios procesos y requisitos para la certificación de sistemas de gestión de calidad, por lo que antes de decidirse por una u otra es conveniente investigarlas y compararlas para elegir la opción más adecuada para cada organización.

Por su parte, existe otro organismo en México, la EMA (Entidad Mexicana de Acreditación), encargada de auditar a estos organismos y darles la aprobación para que desarrollen auditorías de certificación bajo las normas ISO.

¿Cómo establecer e implementar un sistema de gestión de calidad?

Implementar un sistema de gestión de calidad y obtener la certificación de alguna de las empresas certificadoras que existen en el país es posible gracias al trabajo desarrollado por  especialistas, con conocimientos técnicos y prácticos, que ayudan a su organización a ejecutar procesos que sirven para optimizar la productividad y competitividad; mejorar procesos operativos y administrativos; integrar todos los sistemas en una sola política y aplicar mejores prácticas en las empresas.

Para ser parte del cambio y ayudar al desarrollo de sistemas de calidad en una organización es imprescindible contar con estudios específicos como la Maestría en Sistemas Integrados de Gestión y Calidad, de UNIR México; una decisión de futuro con la que adquirir una visión integral para implantar, operar y auditar SGC y, colaborar con la transformación empresarial para alcanzar un posicionamiento internacional.

A través de esta maestría, además, se pueden obtener las certificación de Auditor Interno en las normas ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001,una de las de mayor crecimiento y demanda en México.

Pasos para desarrollar un sistema de gestión de calidad

Además de contar con un equipo humano especializado es necesario seguir una serie de pasos básicos para implementar un sistema de gestión de calidad:

• Diseño y construcción

El primer paso es diseñar y desarrollar la estructura del SGC y establecer cómo se va a implementar. En esta fase, la alta dirección de la empresa debe supervisar el proceso para asegurar que las necesidades de la organización y los clientes son la base del desarrollo de los sistemas de calidad.

Para poder responder a los desafíos que surgen en esta etapa clave, además de la experiencia profesional es necesaria una formación continua para hacer frente a los nuevos desafíos. 

Por eso, una Maestría en Dirección de Operaciones y Calidad como la de UNIR aporta las habilidades —actualizadas y adaptadas a los métodos y técnicas de gestión organizacional más eficientes—necesarias para mejorar el desarrollo e implementación de programas, modelos y estructuras; resolver problemas y retos; profundizar en los procesos de producción, logística, mercadeo, ventas y desarrollo de producto, entre otros. 

Además, esta especialización integral, donde se aplican las últimas técnicas Lean y las TIC a la gestión de operaciones y procesos, ofrece la posibilidad de formarse en  tres áreas de gran importancia como son el Lean Management, la Gestión por Procesos y el Quality Management, usando el simulador Adonis.

• Despliegue

La forma óptima de realizar el despliegue del sistema es dividir cada proceso en subprocesos y capacitar al personal sobre documentación, herramientas y métricas. Para dar a conocer esto, las plataformas de comunicación interna de las organizaciones (intranet) son cada vez más útiles.

• Control y medida

Estos elementos son dos grandes áreas parte del establecimiento de un sistema de gestión de calidad que se desarrollan a través de auditorías programadas y  rutinarias del SGC. Los detalles entre una empresa y otra varían en función del tamaño, riesgo e impacto ambiental. Para llevar el control, estas 7 herramientas de calidad son de vital ayuda. 

• Revisión y propuestas de mejora

La revisión y mejora es un paso clave para interpretar los resultados de una auditoría. Se debe determinar la efectividad de cada proceso en base a los objetivos, comunicar los resultados a los trabajadores y poner en marcha nuevas prácticas y procedimientos basados en los datos recogidos durante la auditoría.