El presupuesto de operaciones: ¿qué es y cómo elaborarlo?

Establecer presupuestos es una acción clave para asegurar una buena salud financiera tanto en individuos como empresas; hacerlo correctamente y emplear los mejores modelos, como el presupuesto de operaciones, parte del éxito. Este plan financiero destaca de entre la amplia variedad que existen por sus objetivos finales. Así, el presupuesto operativo busca mejorar la visión a corto plazo de una entidad; para ello es necesario conocer la vinculación que hay entre todos los ingresos y gastos que se esperan para poder desarrollar una determinada actividad.

Como herramienta de planificación y control –altamente empleada en equipos contables, financieros y gerenciales– el presupuesto de operaciones se emplea para tomar decisiones a futuro basadas en los diversos escenarios que se puedan producir, a la vez que identificar oportunidades de crecimiento y mejora en ciertas partidas de gastos.

¿Qué más aporta el presupuesto operativo?

Más allá de ser una guía al servicio de las diferentes áreas operativas de una empresa para facilitar la toma de decisiones, el presupuesto operativo es de suma utilidad para dar a conocer los objetivos empresariales y distribuir los recursos necesarios para que se cumplan. 

Generalmente se confeccionan anualmente —a pesar de ser documentos dinámicos y que se pueden modificar según los resultados que va arrojando— por lo que los datos de ingresos y gastos operativos que arroja lo hace en plazos menores al año natural.

El presupuesto operativo los conforman tres actividades vitales dentro de toda organización: el servicio administrativo, la producción y las ventas en sí. En él se muestran todos los datos financieros de la parte operativa de una empresa y hace posible determinar el crecimiento de gastos variables en base a ventas presupuestadas.

¿Cómo se clasifican los presupuestos operativos?

Los presupuestos operativos se clasifican fundamentalmente mediante tres categorías principales: 

• Ingresos. Concentra todos los ingresos que prevé ingresar una organización para el período presupuestado, en base a proyecciones realistas de la capacidad de la compañía para producir ingresos.. Por ejemplo: ventas de productos o servicios, 
• Gastos. Incluyen todos los costes, tanto variables como fijos: salarios,  materiales de producción, publicidad… y todos aquellos relacionados con la operatividad del negocio. Es básico que se controlen y apeguen al presupuesto para evitar caer en pérdidas.
• Costes de capital. Engloba los gastos que tienen que ver con bienes materiales duraderos que la entidad piensa comprar durante el período presupuestado, como pueden ser  equipos, materiales o tecnología. Es necesario que se planifiquen al detalle para que no afecten a la liquidez de la empresa.

¿Cómo se elabora un presupuesto de operaciones?

Elaborar un presupuesto correcto es una tarea determinante para cualquier empresa, por eso, además de contar con formación en las áreas de Administración de Empresa u otras relacionadas con la Economía y Finanzas, es fundamental poder aplicar conocimientos especializados como los que aporta una Maestría en Dirección de Operaciones y Calidad como la de UNIR México. 

Para llevar a cabo se deben tener en cuenta aspectos como:

Desarrollarlo a final de año

Con la finalidad de poder hacer previsiones más reales de lo que le puede esperar es más fructífero establecer el presupuesto operativo a finales del año. (Dentro de este plan anual se pueden a su vez determinar metas trimestrales, y por áreas, que faciliten la realización de revisiones periódicas y ver si se está gastando y vendiendo lo que se ha determinado en el plan).

Basarse en las ventas

La creación del presupuesto debe tener en cuenta la previsión de ventas para el periodo a presupuestar ya que será el indicador para saber cuánto dinero se ingresará mensualmente hasta llegar a la meta.

Detallar las actividades

Se debe hacer un repaso a las ventas y gastos de los últimos tres a cinco años para así poder sustentar el modelo de ventas del negocio y tener una idea más clara de lo que se puede esperar para el siguiente año.

Sobre los gastos se deben revisar a detalle los costos que tiene la empresa y los que realmente se necesitan para llegar a la meta de ventas, como son gastos administrativos, de infraestructura, marketing, materias primas…etc.  

Pasos para elaborar un presupuesto operativo

1. Básicamente, la elaboración de este presupuesto arranca con un presupuesto de ventas, en donde se incluyen además los de ejercicios anteriores. Este presupuesto de ventas es una parte fundamental ya que marca la liquidez — dinero con el que se puede pagar todo tipo de bienes directamente—  que la empresa espera obtener durante el ejercicio presupuestado, sea por ventas, transferencias o aportaciones de capital.
2. Como segundo paso se debe calcular el presupuesto de gastos donde se recogerán todas las salidas de dinero de la empresa en forma de pago de facturas, sueldo, impuestos, entre otros. Para poder desarrollarlo es fundamental establecer criterios que marquen qué se incluye y qué no.
3. El resultado final del presupuesto operativo será por lo tanto el resultado de la suma de las partidas del presupuesto de ingresos y las del presupuesto de gastos, ya sean costes directos, indirectos o contables.

Fórmula del presupuesto operativo

De forma matemática, la fórmula que muestra el resultado de un presupuesto operativo sería: 

Resultado operativo = Ventas – Costes Fijos – Costes Variables – Costes contables

En este caso, los costes fijos y variables están vinculados, directa o indirectamente, con la actividad propia de la empresa, y los contables se refieren a la pérdida de valor de activos, así como los deterioros y amortizaciones.

Esta fórmula deja de lado ingresos y gastos de carácter financiero y los relativos a impuestos ya que, a diferencia de un presupuesto total, este se enfoca en el ámbito productivo y en el funcionamiento diario de la empresa.

Garantizar que no se produzcan contingencias en una empresa y se siga la senda del crecimiento es parte fundamental de contar con un presupuesto operativo, pero para esto es necesario contar con el respaldo de profesionales capaces de liderar el desarrollo, implementar modelos operativos y resolver problemas y retos en las estructuras de las organizaciones.