Controlar en cada momento la cantidad de materiales necesarios para el buen funcionamiento de la empresa es la tarea esencial del departamento de compras, una labor clave en cualquier organigrama.
Cualquier negocio necesita de materiales específicos para manufacturar productos o servicios a sus clientes, con lo que alguien debe asegurarse de que esos bienes sean comprados en la justa medida, en el momento exacto en que la empresa los necesita y al mejor precio. Esa es la principal tarea del departamento de compras.
Sobre este departamento recae, entonces, la responsabilidad de garantizar el suministro de bienes en todas las secciones de las compañías, evitando así las temidas roturas de stock. Una vez el departamento de compras tiene asegurado el abastecimiento, resulta primordial en la gestión de compras controlar el coste de estos bienes, ya que reducirlos puede suponer un aumento significativo en la productividad de la compañía.
Tareas del departamento de compras:
Evaluar las necesidades de su empresa
Es necesario conocer muy bien cuál es la dinámica de la compañía para la que se van a realizar las compras, estudiando los historiales de años anteriores y analizando las necesidades de cada departamento.
Investigación de mercado
Llevar a cabo investigaciones de mercado para encontrar los proveedores que mejor se ajusten a las demandas y requerimientos de la empresa.
Comparar y negociar precios
Una de las tareas primordiales del departamento de compras es encontrar las maneras más accesibles de abastecer a su compañía. Resulta fundamental contrastar costes y establecer un vínculo de confianza con los proveedores.
Ocuparse de las relaciones con proveedores
Cuidar el trato con la red de suministradores es una de las misiones cruciales, vigilando que se cumplan los contratos y teniendo siempre una red secundaria, por si es preciso prescindir del proveedor principal.
Coordinar las entregas
Una vez encontrados los distribuidores, será preciso establecer con ellos un plan de entregas regular que mantenga todos los departamentos bien surtidos.
Gestionar los presupuestos
Ya que el trabajo asignado habrá que hacerlo ciñéndose a la estimación de fondos estipulada para cada sección. Frecuentemente, los departamentos de compras trabajan en estrecha colaboración con los de finanzas.
Desarrollo de estrategias
Desarrollar estrategias para hacer crecer la empresa a través de los cambios que puedan introducirse en la gestión de adquisiciones.
Un departamento de compras que trabaja de manera eficiente exigirá calidad por parte de los proveedores y siempre efectuará un seguimiento completo de los pedidos, desde el inicio hasta la recepción.
Este departamento también suele ayudar a otras áreas de la empresa a identificar sus necesidades y a gestionar sus propios procesos de recuento para obtener precios competitivos. En definitiva, compras es un departamento que actúa como controlador de toda la compañía, garantizando también el cumplimiento de los presupuestos.
El papel del jefe del departamento de compras
El director del departamento de compras es una figura clave en el organigrama de cualquier empresa. Con el fin de manejarse con fluidez por un campo tan heterogéneo, los profesionales de este ramo a menudo cuentan con una formación multidisciplinar como la que ofrece la Maestría en Logística y Transporte de UNIR México.
Un jefe de compras eficiente y competente deberá llevar a cabo tareas como:
Organizar la estructura
Del departamento desde cero para hacer que esta funcione de la manera más eficaz, asignando las tareas más acordes a cada perfil entre los miembros del equipo.
Actualizarse constantemente
Resulta imprescindible conocer las novedades que ofrece el mercado y estar informado de todo lo que pueda afectar al sector que le compete para poder adoptar decisiones estratégicas y adelantarse a los acontecimientos.
Contar con los mejores proveedores
Aunque parezca una tarea fácil, encontrar un suministrador de confianza, eficiente, que responda a las necesidades que se le plantean y con precios competitivos, es lo más difícil a lo que suele enfrentarse un jefe de compras.
Negociar las mejores condiciones
Una vez que se ha encontrado a la empresa proveedora, el director de compras tiene como misión trascendental pactar con ella las mejores condiciones posibles.
Vigilar que los productos recibidos
Se ajusten a las condiciones pactadas previamente con el proveedor de confianza.
Tramitar la documentación
Que se genera en todo el proceso de compras. Es necesario asegurarse de que todas las adquisiciones cumplen con los estándares precisos y con la política de la empresa.
Un jefe de compras tiene muchas responsabilidades y muy variadas, por lo que la tendencia actual es a contratar para estos puestos a profesionales altamente cualificados y con preparación multidisciplinar en logística, almacenaje, gestión, finanzas e, incluso, dirección de empresa.
