La metodología Kanban es un sistema visual de gestión de proyectos para mejorar la productividad. Se trata de una herramienta ágil que puede aplicarse en: atención al cliente, proyectos de construcción, desarrollo de software, recursos humanos, etc.
La metodología Kanban y sus aplicaciones son esenciales para la adaptabilidad y, sobre todo, la eficiencia. Aprender a ejecutarla requiere de conocimientos avanzados como los que se adquieren en la Maestría en Diseño y Gestión de Proyectos Tecnológicos de UNIR.
En las siguientes líneas te contamos qué es la metodología Kanban, características y las formas de aplicarla.
¿Qué es la metodología Kanban y cómo funciona?
Esta metodología nació en Toyota durante la década de 1940; esta marca automotriz japonesa explica que: “Kanban fue desarrollado por Taiichi Ono y su equipo, quienes se inspiraron en el sistema de los supermercados para optimizar la eficiencia y reducir el desperdicio en la producción. El término “Kanban” significa “tarjeta visual” en japonés, y se utilizaban tarjetas para controlar la producción en cada etapa del proceso, asegurando una producción alineada con la demanda y una respuesta ágil a los cambios en los pedidos.” (1)
Fuente: Kanban: cómo funciona esta metodología en logística y producción
Actualmente, la metodología Kanban en proyectos se traduce en un sistema visual de gestión de flujo, típicamente un tablero, que utiliza tarjetas o post-its para representar tareas y columnas para simbolizar las fases del proceso.
Características de la metodología Kanban
Las características de la metodología Kanban son las que explican por qué es tan usada en las organizaciones:
- Es flexible, lo que quiere decir que no requiere modificar de raíz los procesos existentes.
- Su transparencia hace que todos los miembros del equipo puedan ver el estado real del trabajo.
- Se ajusta a distintos sectores como tecnología, salud, educación, logística…
- Sirve para la colaboración y comunicación constante entre los miembros del equipo.
- Tiene una estructura visual que la hace fácil de implementar.
Pasos de la metodología Kanban
Por cómo funciona la metodología Kanban, es considerada una herramienta simple. Sin embargo, hay instrucciones que deben cumplirse para obtener buenos resultados.
Los pasos de la metodología Kanban son:
- Definir el flujo de trabajo, identificando las fases del proyecto.
- Crear el tablero. Hay pizarras físicas o herramientas digitales para hacerlo. Trello, Jira o Asana son buenos ejemplos, además de ser bastante intuitivos.
- Diseñar tarjetas para representar cada una de las tareas.
- Definir cuántas tareas pueden estar en curso al mismo tiempo (límites WIP).
- Revisar los procesos de forma constante para detectar problemas y reprogramarlos para la mejora continua con base en los aprendizajes del equipo.
Ejemplo de metodología Kanban
Si buscas un ejemplo de metodología Kanban, aquí tenemos uno que te ayudará a comprenderlo mejor. Imaginemos un equipo de contenido digital que usa un tablero así:
Aplicaciones de la metodología Kanban en la gestión de proyectos
Las fases de la metodología Kanban son aplicables a cualquier proceso donde el flujo de trabajo sea importante.
- Gestión de software: donde las tareas se dividen en backlog, desarrollo, pruebas y despliegue.
- Marketing de contenidos: como vimos, se aplica para gestionar la creación de contenido (ideas, redacción, diseño, aprobación, publicación).
- Proyectos de Recursos Humanos (RR. HH.): útil para la contratación de personal.
- Atención al cliente y soporte técnico: se usa para gestionar tickets o solicitudes.
- Proyectos de Construcción y Arquitectura: permite a los equipos visualizar las obras en diseño, permisos, ejecución, inspección, ayudando a evitar paralizaciones.
Ventajas y desventajas de Kanban
La metodología Kanban ofrece muchos beneficios:
- El tablero visible para todos genera confianza y permite que cualquiera sepa el estado exacto de cada tarea.
- Se garantiza un flujo de trabajo constante y una entrega de valor temprana.
- Permite cambiar prioridades sobre la marcha.
- Los límites de WIP y la visualización del flujo hacen que los puntos de estancamiento sean evidentes, permitiendo al equipo abordarlos de manera proactiva.
Por otro lado, aunque eficiente, es importante conocer las desventajas de la metodología Kanban:
- Riesgo de desorganización por exceso de tarjetas o etiquetas.
- No establece sprints con fechas fijas. Esto no es conveniente para proyectos que requieren entregas rígidas.
- El sistema solo funciona si todos los miembros del equipo respetan los límites de WIP y las reglas de movimiento de las tarjetas.
Eficiencia Kanban
La metodología Kanban y sus aplicaciones demuestran que un sistema simple puede transformar y gestionar proyectos eficientemente. Para quienes quieren llevar su carrera a un nivel directivo, la Maestría en Diseño y Gestión de Proyectos Tecnológicos ofrece una formación teórica y práctica, para asegurar el manejo estratégico de metodologías ágiles.
Referencias bibliográficas norma APA
- Medina, J. (23 de mayo de 2025). Kanban: cómo funciona esta metodología en logística y producción. Blog Toyota-Forklifts. https://blog.toyota-forklifts.es/kanban-que-es-tipos-como-funciona
- Trebla, N. 60 prácticas esenciales de desarrollo de software. Shelf Indulgence. Google Books. https://www.google.co.ve/books/edition/60_Pr%C3%A1cticas_Esenciales_De_Desarrollo_D/LUZiEQAAQBAJ?hl=es&gbpv=1&dq=metodologia+kanban+en+software&pg=PT121&printsec=frontcover
