Tipos de eventos y cómo se organiza cada uno

Organizar un evento comienza por la idea de cómo será una reunión, presentación, fiesta… Es probable que, sin darte cuenta, al planear una fiesta de cumpleaños, ya cubrieras alguna vez las tareas de un organizador. Pero es distinto cuando hay que hacerlo de forma profesional en diferentes tipos de eventos de gran escala. Además, cada uno tiene una forma de organización distinta entre sí.

Empecemos por el principio. Un evento es cualquier actividad planificada que reúne un número de personas para celebrar, informar, capacitar, intercambiar ideas, impulsar una causa o por el simple gusto de reunirse a festejar. Pueden ser de contexto social, empresarial, académico, cultural o político y, dependiendo de ello, su protocolo y estructura se diseñan de manera diferente.

Para ser un experto en diseño, logística y gestión de eventos de todo tipo, es necesario formarse académicamente. Con la Maestría en Protocolo y Eventos de UNIR puedes profesionalizarte en este ámbito. Al estudiar con nosotros, tendrás a tu disposición las herramientas teóricas y prácticas que necesitas.

Hoy descubrirás cuál es la clasificación de eventos y sus tipos de montaje.

¿Cuántos tipos de eventos existen?

Se pueden ordenar los eventos de varias formas, según lo que se busque, a quién vaya dirigido, cuánto dinero se tenga, cómo se haga o qué se quiera lograr. Pero, antes que nada, importa ver si la celebración es más de socialización, de negocios, para aprender, de cultura, de política o de ciencia. Y dentro de cada uno, hay variantes con sus propias reglas y formas de hacer las cosas.

No es lo mismo organizar una boda (eventos sociales) que una reunión de doctores (tipos de congresos o convenciones). Para saber cómo organizar, es necesario entender bien a quién va dirigido, qué se les quiere decir y a dónde se quiere llegar. Esto hace que ciertos detalles sean variables, como los diferentes tipos de montajes para eventos, los contratos e incluso la etiqueta requerida, tanto para los invitados como para el personal.

Clasificación de eventos

A primera vista, todo evento podría aparentar ser casi igual porque, al final, es gente que se reúne con un propósito compartido. Lo cierto es que cada tipo de evento presenta rasgos muy diferentes según su meta, audiencia y situación. Por ello, es clave tener clara la clasificación de eventos para poder organizarlos bien, usar el protocolo que corresponda y emplear los medios precisos en cada situación.

Así que es momento de conocer los tipos de eventos. Recuerda que cada uno precisa una planificación particular, protocolos hechos a medida y propósitos definidos con precisión.

Eventos sociales

Los eventos sociales están relacionados con celebraciones familiares, comunitarias o personales. Entre los principales tipos de eventos sociales están:

• Bodas
• Bautismos
• Cumpleaños
• Aniversarios
• Fiestas privadas

Estas reuniones tienen siempre un significado especial para los asistentes. Por lo tanto, toda la atención al detalle es fundamental. Los tipos de montajes de eventos requeridos incluyen banquetes, escenarios, pistas de baile, entre otros.

Eventos corporativos

Los eventos corporativos o empresariales tienen un objetivo estratégico: mejorar la imagen de marca, capacitar equipos, lanzar productos o generar networking. Algunos de los tipos de eventos para empresas conocidos son:

• Lanzamiento de productos
• Reuniones ejecutivas
• Team building
• Ferias comerciales
• Premios o reconocimientos internos

En este contexto, es muy importante cuidar los tipos de etiqueta para eventos, definir roles y responsabilidades, y elegir un formato acorde al perfil de los participantes. Esto es algo que debes tener en cuenta durante toda la organización de un evento: el diseño  debe reflejar los valores de la empresa.

Los organizadores de este tipo de encuentros deben tener conocimientos de protocolo empresarial, branding, manejo de tiempos y gestión de patrocinios. También se recomienda trabajar con contratos específicos según proveedores, tipo de evento y necesidades del cliente.

Eventos escolares

Los eventos escolares se hacen para la integración de la comunidad educativa y sus fines podrían ser culturales, recreativos o pedagógicos. Por ejemplo:

• Graduaciones
• Actos cívicos
• Ferias científicas
• Convivencias estudiantiles
• Festivales escolares

Al planificar estos eventos hay que considerar la edad de los participantes, el mensaje educativo que se quiere transmitir y la logística interna de las instituciones. También deben seguir normas de seguridad y accesibilidad. En estos casos, se usan mucho los recursos didácticos, espacios abiertos y montajes sencillos, pero que sean funcionales.

Convenciones

Los diferentes tipos de convenciones reúnen a profesionales de un sector para cumplir objetivos informativos, comerciales o motivacionales. Son eventos intensivos que requieren una estructura definida de actividades: conferencias, paneles, networking, etc.

Pueden ser internas (solo para empleados de una empresa) o externas (abiertas al público). Aquí, el éxito está en una buena curaduría de contenidos y ponentes, así como en la gestión eficiente de tiempos, espacios y recursos técnicos. También hay que prever elementos de acreditaciones digitales, tipos de contratos para eventos y sus inscripciones, kits de bienvenida.

Congresos

En los tipos de congresos, el enfoque es más científico. Se presentan investigaciones, avances o propuestas innovadoras sobre un tema, por lo general a través de ponencias.

Por ejemplo, en el área médica o educativa se realizan encuentros académicos que pueden durar varios días y reunir a expertos de todo el mundo. Un buen congreso requiere una logística rigurosa, una agenda bien organizada, coordinación y gestión de traducción simultánea si es internacional.

Además, se debe cumplir con regulaciones específicas de cada sector, elaborar memorias del evento y abrir el acceso para todos los asistentes.

Eventos políticos

Los actos oficiales comunican decisiones, propuestas o posicionamientos. Los ejemplos de eventos políticos pueden ser:

• Ruedas de prensa
• Asambleas públicas
• Campañas electorales
• debates
• discursos institucionales

Estos eventos son altamente protocolares, donde el manejo de imagen, la seguridad y la puntualidad son elementos básicos. También requieren conocimientos sobre ceremonial oficial, logística de medios, gestión de crisis y coordinación con fuerzas del orden si fuera necesario.

Eventos culturales

Los eventos culturales difunden y, sobre todo, preservan las tradiciones. Aquí entran las exposiciones de arte y festivales folklóricos. Si tomamos en cuenta la descripción de un evento cultural, se incluyen:

• Ferias del libro
• Muestras gastronómicas
• Festivales de danza

En este caso, para saber cómo organizar un evento cultural paso a paso, hay que partir del propósito: ¿es formativo, de difusión o de entretenimiento? A partir de eso, se define el tipo de audiencia, el lugar, el presupuesto, los artistas invitados y las necesidades técnicas.

Y en ocasiones, las reuniones de cultura se relacionan con los tipos de eventos en salud, especialmente cuando integran actividades en las ferias de bienestar, exposiciones sobre arte terapéutico.

Detrás del éxito de un evento, hay alguien preparado. Fórmate con nosotros en la Maestría en Protocolo y Eventos, con clases en línea y prácticas para que te desenvuelvas en el mundo real.

Referencias bibliográficas

1. Forbes, I. (2023, septiembre 22). Eventos corporativos: así pueden crear valor las empresas. Forbes México. https://forbes.com.mx/eventos-corporativos-asi-pueden-crear-valor-las-empresas/
2. Ontiveros Melgar, S. (s. f.). Diseño y gestión de eventos culturales. Secretaría de Turismo de la Ciudad de México. Recuperado de https://www.turismo.cdmx.gob.mx/storage/app/media/Capacitacion/dis%20y%20gestion%20de%20eventos/diselno-y-gestion-de-eventos.pdf