Organizador de eventos, qué es y cuáles son sus funciones

Un evento para llevar a cabo requiere una preparación que aumenta de complejidad de acuerdo a lo que vaya a celebrarse, una boda, un congreso, una asamblea… Para cualquier tipo de acontecimiento, un organizador de eventos es el profesional adecuado para su planificación.

Una fiesta con una buena combinación de colores y con cada cosa en su lugar, funcionando como debe ser, se logra sólo con la ayuda de este profesional. Saber cómo puedes planificar un evento algo memorable y legendario es posible al estudiar la Maestría en Protocolo y Eventos en UNIR.

Si te interesa este tipo de especialización, te invitamos a conocer más acerca de cómo convertirse en organizador de eventos.

¿Qué es un organizador de eventos?

Para responder a la pregunta “¿Qué es un organizador de eventos?”, es necesario dar un vistazo a sus funciones: planear, coordinar y ejecutar eventos. Su función se concreta mediante la comunicación y la adecuada gestión de recursos.

Se trata de la persona responsable de cada detalle de una celebración o actividad, cuyo objetivo es generar una experiencia positiva en los asistentes. Por esta razón, su trabajo comienza desde el momento de la contratación y termina después del evento, al evaluar el trabajo realizado.

Entonces, para quienes se preguntan, ¿cómo se llama la persona encargada de organizar eventos? Se le conoce como “organizador, coordinador o planificador”. Esta sería una buena descripción de su trabajo, aunque no abarca del todo su importante labor.

Actividades que realiza un organizador de eventos

Las actividades que realiza un organizador de eventos o event planner, que es como se llama el organizador de eventos en inglés, son variadas. Para hablar de ellas, es importante clasificarlas:

Planeación

Un event planner, desde que es contratado, comienza a visualizar y a dar forma al evento, considerando los recursos y solicitudes de quien lo contrata. También deberá considerar la naturaleza del evento, pues no es lo mismo una reunión de empresarios e inversionistas que una boda.

Henry Fayol, en su libro “Administration Industrielle et Générale” o por su traducción al español, “Administración Industrial y General”, define la planeación como “el proceso de estimar el futuro y de preparar provisiones para él”.

De este modo, durante el proceso de planeación también deberán definirse:

• Objetivos del evento: ¿Qué se quiere conseguir con el evento? Un rato de diversión, presentar un proyecto, celebrar la trayectoria de alguien, etc.
• Público al que va dirigido: Sí es un evento familiar, empresarial, gubernamental, etc. También se define el número de asistentes.
• Prever las necesidades del público en el evento.
• Hacer un estimado de los recursos que se emplearán para concretar el evento.
• Definir los equipos de trabajo.
• Seleccionar la fecha y el lugar ideal para el evento.

Coordinación

Una vez que todo esto se ha definido y el cliente ha aprobado el presupuesto, dio retroalimentación y se realizaron los ajustes necesarios, es momento de coordinar. El proceso de coordinación, además del manejo de recursos, involucra:

• Realizar el programa del evento.
• Contactar y cerrar tratos con proveedores.
• Definir un plan de comunicación y marketing para el evento, incluyendo la retroalimentación por parte de los asistentes al evento.
• Supervisar el montaje del equipo y materiales.
• Definir roles y tareas dentro de los equipos de trabajo.
• Planear y designar al personal encargado de desmontar una vez que concluya el evento.

Durante la fase de coordinación pueden existir problemas o contratiempos que deben solucionarse sobre la marcha. Esto hace que, entre las actividades de un organizador de eventos, destaque la toma de decisiones bajo presión.

Ejecución

Cuando llega el gran día, el organizador de eventos va de un lado a otro, asegurándose de que la planeación y coordinación rindieron frutos. En este punto, la toma de decisiones vuelve a tomar relevancia, pues los contratiempos están a la orden del día.

Durante esta fase, los valores de un organizador de eventos se ponen a prueba. Se necesita honestidad, responsabilidad, buena gestión de tiempo, experiencia e inteligencia social y emocional para sacar adelante un evento. (2)

Retroalimentación o análisis

Cuando termina el evento, es momento de revisar todo lo hecho. En este punto es importante recolectar información de los contratantes, asistentes y trabajadores. Con estos datos podrás saber qué cosas se pueden mejorar para futuros eventos del mismo cliente o giro.

También se debe revisar la calidad de los materiales y su resistencia, cómo fue su desempeño durante el evento, además de los proveedores. Con estos últimos, es importante verificar si hubo problemas con las fechas y horas de entrega o con la calidad del material enviado.

Misión de un organizador de eventos

Con todo esto, queda claro que la misión de un organizador de eventos es planificar, coordinar y ejecutar eventos exitosos. Es fundamental cumplir con los objetivos del cliente y crear experiencias memorables para los asistentes.

Así, la profesión del organizador de eventos va desde la visión del evento hasta la gestión de todos los detalles, tanto logísticos y operativos.

¿Cuánto cobra un organizador de eventos?

El salario va más allá de la vestimenta de un organizador de eventos. Puede tener la mejor presentación del mundo, pero, para saber cuánto cobra un organizador de eventos, hay que tomar en cuenta la experiencia y formación en primer lugar.

La preparación constante y la experiencia adquirida son fundamentales para saber cuánto ganan los organizadores de eventos. También influye el qué tanto lo recomiendan sus clientes previos, si trabaja para una empresa y la ubicación geográfica.

El portal Indeed calcula que los organizadores de eventos pueden ganar un promedio de $15,484 mensuales. (3) Pero recuerda, en cualquier profesión, tú eres tu único límite.

¿Qué se estudia para ser organizador de eventos?

Si te preguntas qué se estudia para ser organizadora de eventos, te informamos que existen varias opciones. Puedes estudiar Relaciones Públicas, Marketing, Turismo, Administración de Empresas o Comunicación Social y especializarte con programas como la Maestría en Protocolo y Eventos de UNIR.

Recuerda que la formación y la experiencia son la mejor carta de presentación para ser un organizador de eventos exitoso. Inscríbete hoy y sé parte de los profesionales que crearán recuerdos memorables del mañana.

Referencias bibliográficas

1. (s. f.). Cuáles son las 10 cualidades básicas de un buen organizador de eventos. https://weezevent.com/es/blog/cualidades-organizador-eventos/
2. Equipo editorial de Indeed. (20 de junio, 2024). Cuánto ganan los organizadores de eventos. https://mx.indeed.com/orientacion-profesional/pago-salario/cuanto-ganan-organizadores-eventos